Projekt dostarczony end-to-end · Aplikacja B2B dla drukarni
Raz Dwa Druk
aplikacja, dzięki której wycena skróciła się z godziny do 5 minut
Zastąpiłem ręczne liczenie i papierowy cennik- aplikacją, która uprościła wycenę, ograniczyła błędy i uporządkowała obsługę zamówień w drukarni.
W skrócie
Szacunek oparty na porównaniu obsługi podobnego zamówienia przed i po wdrożeniu.
Zanim powstała aplikacja
Wycena trwała nawet godzinę i łatwo było o kosztowną pomyłkę.
Drukarnia wyceniała zamówienia ręcznie z papierowego cennika, przy ladzie i pod presją czasu.
Co spowalniało i kosztowało
Najtrudniejsze były zlecenia CAD: wiele parametrów, presja czasu i wysoki koszt pomyłki przy obsłudze klienta na miejscu. Ręczna wycena potrafiła zajmować nawet godzinę.
Dwóch interesariuszy, dwie różne potrzeby
Operator (codzienny użytkownik): potrzebował prostego, szybkiego interfejsu odpornego na błędy. Właścicielka (decyzje o cenach i budżecie): potrzebowała kontroli nad cennikiem i możliwości samodzielnej edycji stawek. Pogodzenie tych dwóch perspektyw wyznaczyło zakres projektu.
Od diagnozy po wdrożenie
Jeden wykonawca odpowiedzialny za całość — od rozpoznania procesu po działające narzędzie.
Sam odpowiadałem za każdy etap — od rozmów w drukarni, przez decyzje o zakresie i architekturze, po testy, uruchomienie i przekazanie narzędzia klientowi.
Za co odpowiadałem
- Analiza procesu wyceny i identyfikacja problemów operacyjnych (obserwacja pracy przy ladzie)
- Zebranie wymagań od właścicielki i operatora oraz spięcie ich w jeden zakres projektu
- Decyzje o architekturze i zakresie — trade-off: koszt utrzymania vs rozbudowa funkcji
- Projekt architektury produktu i głównych przepływów użytkownika
- Opracowanie panelu cen i struktury danych
- Implementacja produkcyjna, testy automatyczne logiki cenowej i wdrożenie
- Przekazanie narzędzia i wdrożenie właścicielki w samodzielną obsługę panelu cen (instrukcja wideo mp4)
Od diagnozy do przekazania
Jak w ok. 5 miesięcy (od diagnozy do gotowości do startu) proces przy ladzie zmienił się w działające narzędzie.
Projekt prowadziłem etapami: od diagnozy realnej pracy (03.02.2026), przez decyzje o zakresie i architekturze, budowę z testami i pierwszą działającą wersję (02.04.2026), aż po iteracje i przekazanie narzędzia (04.06.2026).
Mapa procesu (Miro): etapy i bloki decyzyjne, na których oparłem zakres pierwszej wersji — od diagnozy pracy przy ladzie po docelowy przepływ wyceny.
Zakres nie był zamrożony: część potrzeb (jak tryb EXPRESS, warianty produktów czy eksport PDF) zgłaszała właścicielka dopiero na działającej wersji. Przekładałem je na konkretne rozwiązania, proponowałem realizację i wdrażałem jako kolejne iteracje jeszcze przed pełnym startem produkcyjnym. Największe ryzyko — błąd w logice cenowej, który kosztuje realne pieniądze — zabezpieczył pakiet testów automatycznych, uruchamiany przy każdej zmianie cennika.
Jak porządkowałem zakres i kolejność wdrożeń
Zamiast reagować na każdą prośbę od ręki, prowadziłem potrzeby jako uporządkowany backlog — od zgłoszenia, przez decyzję o zakresie, po kolejność wdrożenia.
Potrzeby z realnej pracy
Zgłoszenia od właścicielki i obserwacje pracy przy ladzie zbierałem w jednym miejscu, zamiast gubić je w bieżącej obsłudze.
Z życzenia w konkretny zakres
Każdy sygnał zamieniałem na wykonalny element zakresu — z jasnym „po co", zamiast luźnej listy życzeń.
Iteracje przed startem
Ustalałem, co wchodzi najpierw, i wdrażałem jako kolejne iteracje — tak, aby dodatkowe potrzeby nie blokowały dostarczenia pierwszej wersji.
Zakres, ryzyka i gotowość do startu
Co weszło do pierwszej wersji, co świadomie zostało poza nią i jak zabezpieczyłem najważniejsze ryzyka.
Co objęła pierwsza wersja
- Kalkulator wyceny usług z parametrami i wyceną na żywo
- Wycena plików CAD (rozpoznanie formatu, stawka per plik / per mb)
- Koszyk, tryb EXPRESS i finalizacja zamówienia
- Formularz danych klienta B2B i eksport dokumentu PDF
- Panel administracyjny cen (edycja stawek, dodawanie wariantów)
- Zapis danych i historii zamówień w Google Sheets
Co świadomie zostało poza pierwszą wersją
- Klasyczny backend i dedykowany serwer (świadomie odrzucone — patrz Decyzja 2)
- Gotowy system e-commerce / sklep online (świadomie odrzucone — patrz Decyzja 1)
- Rozbudowana skalowalność ponad potrzeby jednej drukarni
- Płatności online — poza zakresem obecnej wersji
- Konta klientów — poza zakresem obecnej wersji
- Integracja z księgowością — poza zakresem obecnej wersji
Ryzyka i jak je zabezpieczyłem
Błąd w logice cenowej
Wpływ: zła cena to realny koszt finansowy i utrata zaufania klienta. Mitygacja: pakiet testów automatycznych logiki cenowej, uruchamiany przy każdej zmianie cennika.
Jakość wycen CAD
Wpływ: wiele parametrów i wyjątków formatowych przy ręcznym liczeniu dawało największe ryzyko pomyłki wymiarowej. Mitygacja: automatyczne rozpoznawanie parametrów pliku i obsługa wyjątków formatowych.
Adopcja przy ladzie
Wpływ: narzędzie na starszym sprzęcie, pod presją czasu, mogło spowalniać zamiast pomagać. Mitygacja: prosty, jednoekranowy interfejs odporny na błędy, dopasowany do starszego sprzętu.
Checklista gotowości (Go-Live)
Gotowe do Go-Live
- Logika wyceny (usługi + CAD) zaimplementowana i pokryta testami automatycznymi
- Panel administracyjny cen gotowy (edycja stawek, warianty)
- Eksport dokumentów PDF i zapis zamówień do Google Sheets
- Szkolenie właścicielki z obsługi panelu cen
- Instrukcja obsługi nagrana jako wideo (mp4) i przekazana obsłudze oraz właścicielce
Przed / na starcie produkcyjnym
- Pełny start produkcyjny przy ladzie — planowany na 01.08.2026
- Narzędzie jest już częściowo wykorzystywane i realnie przyspiesza pracę
Puenta delivery: zaplanowany zakres pierwszej wersji dostarczyłem end-to-end od diagnozy (03.03.2026) do przekazania (04.06.2026), a dodatkowe potrzeby obsłużyłem jako kontrolowane iteracje — bez rozjechania zakresu. Narzędzie jest dostarczone, przekazane i przygotowane do startu produkcyjnego (01.08.2026).
Trzy decyzje, które się opłaciły
Każda obniżała koszt utrzymania albo skracała czas pracy przy ladzie.
Problemem nie był tylko długi czas wyceny, ale też liczba wyjątków, ryzyko błędów i brak prostego zarządzania cennikiem.
Dedykowana aplikacja zamiast gotowego sklepu
Zamiast skomplikowanego systemu zaprojektowałem prostą aplikację, dopasowaną do szybkiej obsługi pracy na starszym sprzęcie. Dzięki temu operator nie walczy z narzędziem, tylko szybko obsługuje klienta.
Kompromis: mniej gotowych funkcji „z pudełka" w zamian za interfejs skrojony pod jeden, konkretny proces.
Znane zaplecze zamiast ciężkiej infrastruktury
Google Sheets i Apps Script pozwoliły oprzeć system na narzędziach, które klient już znał. Dzięki temu wdrożenie było tańsze, a firma nie płaci co miesiąc za serwer ani za specjalistyczne utrzymanie.
Kompromis: świadoma rezygnacja z klasycznego backendu i skalowalności na rzecz zerowego kosztu utrzymania i braku uzależnienia od dostawcy.
Panel cen zamiast zależności od programisty
Właścicielka potrzebowała samodzielnie aktualizować stawki, dlatego stworzyłem panel administracyjny do zmiany cennika. Dzięki temu firma nie czeka na developera i nie płaci za każdą korektę ceny.
Kompromis: dodatkowa praca nad panelem administracyjnym w zamian za samodzielność klienta po przekazaniu narzędzia.
Wycena w kilku krokach
Wszystko w jednym widoku, bez przełączania okien.
Obsługę zamówienia zaprojektowałem jako jedną, powtarzalną ścieżkę — od wyboru usługi do gotowego dokumentu. Dzięki temu wycena przy ladzie jest szybka, a klient czeka krócej.
Główna ścieżka obsługi zamówienia
Układ roboczy dla szybkiej obsługi
Operator widzi kategorię, aktywną wycenę i koszyk w jednym widoku, bez przełączania kontekstu.
Podział ekranu pozwala szybciej przejść od wyboru usługi do wyceny i kontroli całego zamówienia.
Jak zamówienie domyka się w systemie
Tryb EXPRESS: Jeden przełącznik wpływa na całe zamówienie, bez ręcznej korekty każdej pozycji.
Dane klienta: Formularz porządkuje informacje i wspiera poprawne domknięcie zlecenia.
Gotowy dokument: Podsumowanie zamówienia powstaje bezpośrednio w aplikacji — klient dostaje czytelną wycenę od ręki, bez przepisywania danych.
Najtrudniejsze wyceny liczą się same
Po co: wycena plików CAD była najtrudniejszym i najbardziej kosztownym punktem procesu. Jaki problem rozwiązuje: system sam rozpoznaje parametry i liczy cenę, więc znika godzina ręcznej pracy, a o pomyłkę wymiarową jest znacznie trudniej.
Cennik pod kontrolą właścicielki
Zmienia stawki sama, bez dzwonienia do programisty.
Po co: stawki zmieniają się w czasie, a firma nie powinna czekać na programistę przy każdej korekcie. Jaki problem rozwiązuje: właścicielka aktualizuje ceny i dodaje warianty samodzielnie — bez kosztu za każdą zmianę i bez psucia struktury danych.
Panel cen: Właścicielka wybiera kategorię i edytuje stawki bezpośrednio w panelu.
Prosty model rozbudowy oferty: Nowe warianty można dodawać bez ręcznego pilnowania technicznej struktury zapisów.
Łatwe dodawanie produktu: Administrator jest informowany na bieżąco w trakcie dodawania, na jakim etapie jest.
Bez serwera i stałych opłat
Działa na narzędziach, które klient już znał.
Zamiast klasycznego backendu i osobnej bazy danych oparłem system o ekosystem Google. Dla firmy to brak uzależnienia od jednego dostawcy i prostsze utrzymanie.
Jak współpracują główne moduły
Efekt dla firmy: historia zamówień, cennik i codzienna obsługa w jednym miejscu, które właścicielka utrzymuje sama — bez programistów i dodatkowych kosztów.
Pakiet testów automatycznych zabezpieczył logikę cenową i ograniczył ryzyko regresji przy każdej zmianie cennika.
Czego nauczyło mnie to wdrożenie
To wdrożenie utwierdziło mnie w trzech rzeczach: najpierw trzeba zobaczyć realną pracę użytkownika, architektura musi wynikać z warunków operacyjnych, a najlepsze funkcje często pojawiają się dopiero po uruchomieniu pierwszej wersji produktu. Dla klienta oznacza to jedno: pracuję na jego realnym procesie, a nie na założeniach z briefu.
Obserwacja przed projektem
Wyjątki w wycenie CAD — niestandardowe formaty, orientacja rolki, stawka per mb zamiast per plik — pojawiły się dopiero przy obserwacji pracy przy ladzie. Gdyby projekt oparł się wyłącznie na briefie, te przypadki zostałyby pominięte do pierwszej reklamacji.
Architektura z warunków, nie z preferencji
Google Sheets i Apps Script to nie był tańszy zamiennik serwera — to było jedyne rozwiązanie pasujące do środowiska klienta. Wybór wynikł z diagnozy, nie z nawyku.
Kluczowe funkcje po uruchomieniu
Tryb EXPRESS, zarządzanie wariantami produktów i automatyczny eksport PDF nie były w pierwotnym zakresie. Pojawiły się na działającej wersji — jako odpowiedź na rzeczywisty przepływ pracy, którego nie było widać przed zbudowaniem narzędzia.
Co zmieniło się w drukarni
Efekt w codziennej pracy
Drukarnia dostała gotowe narzędzie, które skraca wycenę z godziny do około 5 minut tam, gdzie przez ladę przechodzi 20–40 wycen dziennie na dwóch stanowiskach. Mniej błędów rachunkowych, a właścicielka — po przeszkoleniu — samodzielnie panuje nad cennikiem.
Status: narzędzie jest już częściowo wykorzystywane w drukarni i realnie przyspiesza pracę oraz wspiera wyceny. Pełny start produkcyjny planowany na 01.08.2026. Wartości czasowe (ok. 5 min, −90% przy CAD) pochodzą z porównania obsługi tego samego typu zamówienia przed i po zbudowaniu narzędzia — nie z długiego okresu pełnego użycia produkcyjnego.
Szybsza obsługa
Wycena złożonych zamówień stała się krótką i powtarzalną ścieżką pracy zamiast ręcznego, wieloetapowego procesu.
Większa kontrola
Automatyczne przeliczenia i panel administracyjny ograniczyły ryzyko pomyłek oraz uprościły zarządzanie stawkami.
Samodzielność po przekazaniu
Właścicielka została przeszkolona z obsługi panelu cen (instrukcja wideo mp4) i prowadzi cennik oraz rozbudowuje ofertę samodzielnie — bez rozbudowanej infrastruktury i bez powrotu do wykonawcy przy każdej zmianie.
Masz w firmie proces, który zjada godziny? Zróbmy z niego narzędzie.
Jeśli u Ciebie coś liczy się ręcznie albo powtarza w kółko, prawdopodobnie da się to uprościć — tak jak wycenę w Raz Dwa Druk. Napisz, a podpowiem, od czego zacząć.